Das neue Kassengesetz 2020 – Was Sie jetzt wissen müssen!

Die Kassenführung und eine dazugehörige, ordnungsgemäße Verfahrensdokumentation unterliegen umfassenden und immer schärfer werdenden gesetzlichen Vorschriften. Diese führen immer häufiger zu Konflikten mit dem Finanzamt. Wer also erst einmal abwartet, kann in wenigen Monaten eine böse Überraschung erleben.

Wen betrifft das Kassengesetz 2020?

Seit 1. Januar 2020 gilt das neue Kassengesetz. Die Anforderungen an eine ordnungsgemäße Kassenführung für elektronische Kassensysteme haben sich dadurch erheblich verschärft. Betroffen sind vor allem bargeldintensive Geschäftsbetriebe. Aber auch Unternehmer mit wenigen Barumsätzen müssen im Umgang mit ihren Kassensystemen einiges beachten.

Was müssen Sie über das Kassengesetz 2020 wissen?

Das Kassengesetz 2020 beinhaltet im Wesentlichen drei neue Vorschriften, die Sie in Zukunft für die Verwendung von elektronischen Kassensystemen beachten müssen.

1.  Wer ein elektronisches Aufzeichnungssystem zur Erfassung barer Geschäftsvorfälle nutzt, ist verpflichtet sowohl die Anschaffung als auch die Außerbetriebnahme dieses Kassensystems seinem zuständigen Finanzamt mitzuteilen (Kassenmeldepflicht). Aber Achtung: Die Meldepflicht gilt auch für bereits bestehende Kassensysteme. Die Frist vom 01. Januar 2020 wurde jedoch verschoben, bis die Finanzverwaltung eine elektronische Übermittlungsmöglichkeit bereitstellt.

2.  Elektronische Kassensysteme sind grundsätzlich ab dem 1. Januar 2020 aber spätestens bis Ende September 2020 mit einer technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) auszurüsten.  Diese soll verhindern, dass Kassendaten manipuliert werden. Für bestimmte Kassensysteme existiert aber auch noch eine Übergangsfrist bis zum 1. Januar 2022.

3.  Es besteht eine Belegausgabepflicht für jeden, der ein elektronisches Kassensystem nutzt. Das heißt, dass jedem Kunden ein Beleg mit einem Mindestumfang an Daten zur Verfügung gestellt werden muss. Die Belegausgabepflicht kann dadurch gewahrt werden, dass jeder Beleg unmittelbar ausgedruckt wird oder dem Kunden in elektronischer Form zur Verfügung gestellt wird. Eine grundsätzliche Pflicht zur Verwendung einer elektronischen Kasse besteht aber nicht.

Nicht nur allein für elektronische Kassensysteme, sondern auch für sogenannte offene Ladenkassen bestehen seit längerem strenge Anforderungen für die Aufzeichnung barer Geschäftsvorfälle.

Aber was bedeutet das genau?

• Alle Kassenaufzeichnungen müssen RICHTIG sein.

Die tatsächlichen Verhältnisse müssen inhaltlich zutreffend sein. Jede Kassenbewegung muss durch einen Beleg abgebildet werden!

• Alle Kassenaufzeichnungen müssen VOLLSTÄNDIG sein.

Alle Unterlagen müssen ausnahmslos aufbewahrt werden und jede Änderung muss nachvollziehbar sein. Eine elektronische Aufbewahrung ist u.U. möglich.

• Alle Kassenaufzeichnungen müssen ZEITNAH geführt werden.

Alle Kassenbewegungen werden unmittelbar (grundsätzlich mindestens täglich) im Kassenbuch festgehalten. Eine spätere Aufzeichnung ist nur aus gewichtigen betrieblichen Gründen vertretbar. Was gewichtige betriebliche Gründe sind, ist im Einzelfall zu prüfen.

• Alle Kassenaufzeichnungen müssen GEORDNET erfolgen.

Die Kassenbewegungen müssen für einen sachverständigen Dritten in einer angemessenen Zeit nachzuvollziehen sein. Aufzeichnungen müssen übersichtlich, eindeutig und verlässlich sein.

Es ist die Pflicht des Steuerpflichtigen, die Voraussetzungen einer ordnungsgemäßen Buchführung einschließlich der Kassenführung sicherzustellen.

Was passiert, wenn man keine ordnungsgemäße Kassenführung hat?

Seit 2018 dürfen die Finanzbeamten im Rahmen einer sogenannten Kassennachschau unangekündigt Ihren Umgang mit einer Barkasse prüfen. Die Kassennachschau kann auch jederzeit zu einer Betriebsprüfung ausgeweitet werden. Werden erhebliche Mängel in der Kassenführung festgestellt, wird das Finanzamt die Buchführung angreifen und im schlimmsten Fall verwerfen. Damit ist der Weg für Hinzuschätzungen von Umsätzen frei und hohe Steuernachzahlungen drohen. Auch Bußgelder und die Einleitung eines Steuerstrafverfahrens sind möglich, wenn ein Kassensystem nachgewiesener Maßen nicht sachgemäß bedient wurde.

Wie wichtig ist die Verfahrensdokumentation?

In Betriebsprüfungen wird immer häufiger die Vorlage der Verfahrensdokumentation zum Einsatz der Kassensysteme verlangt. Die Nichtvorlage einer Verfahrensdokumentation stellt einen formellen Mangel dar. Kommt es dann zu einer weiteren materiellen Beanstandung, wird eine fehlende Verfahrensdokumentation in der Regel zu Hinzuschätzungen von Umsätzen führen.

Ersparen Sie sich Unannehmlichkeiten. Handeln Sie jetzt! Schieben Sie das Thema „Kassensystem“ nicht auf die lange Bank und prüfen Sie, ob Ihre Kassensysteme die Anforderungen der Finanzämter erfüllen.

Sind Sie unsicher, ob Ihr Kassensystem den gesetzlichen Anforderungen entspricht? Oder haben Sie noch keine ordnungsgemäße Verfahrensdokumentation zur Kassenführung vorliegen? Gerne prüfen wir Ihr Kassensystem bei Ihnen vor Ort auf „Herz und Nieren“. Und wir erstellen mit Ihnen zusammen eine individuelle Verfahrensdokumentation für Ihr Kassensystem.

Sind Sie interessiert oder haben Fragen zu diesen Themen?

Vereinbaren Sie gerne mit uns ein kostenloses Erstgespräch per E-Mail an
info@etl-auditax.de oder unter Tel + 49 (0) 931 406202-10.

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